• به‌کارگیری فن‌آوری اطلاعات موجب دستیابی به سیستم‌های اطلاعات مدیریت استاندارد می‌گردد.

• • فن‌آوری اطلاعات به تأمین اطلاعات لازم برای تصمیم‌گیری سرعت و دقت می‌بخشد (زفان، ۱۹۹۲، ۲۳).

  ( اینجا فقط تکه ای از متن پایان نامه درج شده است. برای خرید متن کامل فایل پایان نامه با فرمت ورد می توانید به سایت feko.ir مراجعه نمایید و کلمه کلیدی مورد نظرتان را جستجو نمایید. )

اطلاعات موردنیاز سازمان شامل مقررات، روش‌ها و خط‌مشی‌های سازمانی و موارد دیگر می‌باشد. در اغلب سازمان‌ها به‌ویژه سازمان‌هایی که تمایل به اجرای دقیق مقررات و روش‌ها دارند، آگاهی گسترده و دسترسی سریع‌تر به چنین اطلاعاتی دارای اهمیت حیاتی است و فن‌آوری اطلاعات در این رابطه نقش مهمی ایفا می‌کند. نمونه‌ای از این سازمان‌ها، سازمان‌های بوروکراتیک می‌باشند که مایل به اداره متمرکز سازمان از طریق مقررات و روش‌ها می‌باشند (لویت و ویسلر^[۳۱]۱، ۱۹۹۸، ۳).
از این دیدگاه، فن‌آوری مزبور وظیفه ایجاد هماهنگی در سازمان را انجام می‌دهد و هماهنگی بین واحدهای اصلی و فرعی را در جهت نیل به اهداف سازمانی افزایش می‌دهد. نیل به این هماهنگی از طریق دسترسی سریع و آسان به اطلاعات موجود در سطوح بالاتر سازمان میسر می‌گردد. شبکه‌های گسترده رایانه‌ای حتی در بعضی موارد هماهنگی بین سازمان‌های متعدد و یا شعبات یک سازمان بزرگ (مانند شرکت‌های چندملیتی) را به‌خوبی ایجاد می کند.
فرایند تصمیم‌گیری در سازمان وابسته به در دسترس بودن اطلاعات مربوط و به هنگام است. استفاده از فن‌آوری اطلاعات، تصمیم‌گیری را از طریق فراهم کردن اطلاعات مزبور آسان‌تر می‌کند. این اطلاعات از مشکل موردنظر شناخت بیشتری به دست داده و امکان تحلیل سیستماتیک و انتخاب گزینه‌های بهتر را می‌دهد.
برای مثال، رایانه‌ها به‌سرعت انحراف از استاندارد را نشان داده و امکان تصمیم‌گیری لازم را فراهم می‌آورند. همچنین با بهره گرفتن از این فن‌آوری، مدیر از اشتغال به جمع‌ آوری داده‌های ساده و تحلیل‌های وقت‌گیر بی‌نیاز شده، به تحلیل مسائل و مشکلات مهم سازمان می‌پردازد. شبیه‌سازی با رایانه، مدیر را در تعریف و ارزیابی تأثیرات اجتماعی و اقتصادی ممکن راه ‌حل ‌ها یاری می‌دهد.
به‌طورکلی، کاربردهای مورداشاره فن‌آوری اطلاعات در عمل تا حد زیادی به یکدیگر وابسته می‌باشند. به‌عبارت‌دیگر، در تحلیل تئوریک، هر یک از کاربردها به‌طور مجرد موردبحث قرار می‌گیرند، ولی در عمل نیل به اهداف بسیاری از کاربردها را به یکدیگر وابسته می‌کند. برای مثال، کاهش هزینه با بهبود بهره‌وری، کنترل منابع انسانی و افزایش قدرت رقابت در ارتباط است. انتشار بهتر اطلاعات در بعد نقش اطلاعاتی فن‌آوری اطلاعات ممکن است خود منجر بهبود تصمیم‌گیری در سازمان شود. آنچه در این رابطه اهمیت دارد آن است که نوع ساختار سازمانی می‌تواند وزن‌های متفاوتی به کاربردهای فن‌آوری اطلاعات دهد و میان آن‌ها اولویت خاصی را برقرار کنند که ممکن است در میان دو سازمان مشابه متفاوت باشد (گالبرایت^[۳۲]۱، ۱۹۷۳، ۱۳۵).
۳-کاربردهای استراتژیک
کاربردهای استراتژیک فن‌آوری اطلاعات شامل موارد زیر می‌باشند:
الف) بهبود کیفیت کسب‌وکار: فن‌آوری اطلاعات می‌تواند به‌طور استراتژیک برای بهبود کیفیت عملکرد سازمان مورداستفاده قرار گیرد. در نگرش مدیریت کیفیت جامع، فناوری اطلاعات می‌تواند از برنامه‌های بهبود مستمر در برآوردن نیازمندی‌ها و انتظارات مشتریان ازلحاظ کیفیت، خدمات بعد از فروش، هزینه و … حمایت کند.
ب) بهبود کارایی و هزینه: بهبود کارایی و پایین آوردن هزینه‌ها از طریق کاربرد اینترنت، به‌عنوان راهی سریع و کم‌هزینه برای ارتباط با مشتریان و عرضه‌کنندگان و شرکای تجاری خواهد بود.
پ) بهبود عملکرد و اثربخشی تجاری: استفاده وسیع از فناوری‌های مبتنی بر اینترنت درون شرکت، مثل اینترانت، می‌تواند همکاری در تجارت را بهبود بخشد (همان منبع).
۲-۱-۱۰٫ مزایای استفاده از فن‌آوری اطلاعات و ارتباطات در سازمان‌های امروزی
۱- فن‌آوری اطلاعات و توانمندسازی^[۳۳]۱ کارکنان
تردیدی نیست که شکوفایی هر جامعه‌ای در بهبود و پرورش منابع انسانی آن نهفته است و به همین دلیل مسئولان سازمان‌ها با یاری متخصصان رفتاری و منابع انسانی توجه خاصی را به پرورش کارکنان مبذول می‌دارند. توانمندسازی یکی از مفاهیمی است که در راستای بالندگی منابع انسانی مطرح گردیده، اما فصل مشترک کلیه آن‌ها واگذاری اختیار و مسئولیت بیشتر به کارکنان می‌باشد. برای روشن‌تر شدن مفهوم توانمندسازی اشاره به تعاریفی چند سودمند خواهد بود.
“توانمندسازی شامل اعطاء قدرت، مسئولیت و اختیارات بیشتر به کارکنان و مدیران جهت تصمیم‌گیری، انجام برخی فعالیت‌ها و کنترل بیشتر بر مشاغل می‌باشند ” (استایر^[۳۴]۲، ۱۹۹۸، ۴۶).
توانمندسازی برای افراد مختلف معانی متفاوتی را تداعی می‌کند اگرچه از کاربرد این مفهوم چند دهه می‌گذرد، اما آنچه جدید است نقشی است که فن‌آوری اطلاعات در امکان‌پذیر ساختن توانمندسازی منسجم و جامع ایفا می کند. راندولف بامطالعه ده مؤسسه که توانمندسازی کارکنان را تجربه نموده بودند، چند عامل مهم در توانمندسازی موفق را برشمرده است که مهم‌ترین آن‌ها تسهیم اطلاعات است (دوبرین^[۳۵]۳،۱۹۹۸، ۱۹۹).
هنگامی‌که سازمان‌ها قصد توانمندسازی کارکنان رادارند، سیستم‌های اطلاعاتی می‌توانند به‌عنوان یک رکن مهم در این زمینه مطرح گردند و امکان دسترسی بیشتر را برای سطوح پایین سلسله‌مراتب فراهم می‌آورند. برای مثال، سیستم‌های خبره درجایی که افراد خبره در دسترس نیستند توصیه‌هایی را به عمل می‌آورند و شبکه‌های رایانه‌ای به اعضای گروه‌ها امکان برقراری ارتباطات مؤثر با یکدیگر و با سایر گروه‌ها را می‌دهند. کارهای گروهی که یک عنصر مهم در سازمان‌های مبتنی بر گروه است به‌وسیله فن‌آوری اطلاعات قویاً حمایت می‌شوند. فن‌آوری اطلاعات عدم تمرکز در تصمیم‌گیری و اختیارات را به‌وسیله کنترل متمرکز امکان‌پذیر می‌سازد و کارکنان را به دسترسی سریع به اطلاعات موردنیاز جهت تصمیم‌گیری قادر می‌سازد. شاید مهم‌ترین حمایت فن‌آوری اطلاعات از توانمندسازی، تأمین اطلاعات صحیح و به‌موقع، باکیفیت و هزینه مناسب باشد. علاوه بر این فن‌آوری اطلاعات قادر است ابزارهای جدیدی را فراهم آورد که خلاقیت و بهره‌وری کارکنان و کیفیت کارشان را نیز افزایش دهد (توربان، ۱۹۹۶، ۶۵۴-۶۵۳).
۲- فن‌آوری اطلاعات و کنترل در سازمان
ابزارهای کنترل را می‌توان در چهار زمینه کلی عنوان کرد:

• کنترل سنتی: در ساختارهای سنتی فئودالی، کنترل از طریق سنت، ادراک و اعمال می‌شد. مقامات کنترل به‌طور سنتی و موروثی به نسل‌های بعد منتقل می‌گردد و جامعه نیز این نوع ساختار کنترلی را، به دلیل اینکه سنت بود، می‌پذیرفت و به آن گردن می‌نهاد.

• کنترل کاریزماتیک: در وضعیت کاریزماتیک، کنترل از طریق رابطه بین رهبر و پیروان اعمال می‌گردید. در این حالت، رهبران کاریزما، شیوه عمل را انتخاب می‌کردند و پیروان نیز از آن‌ها تبعیت می‌نمودند،‌ چون آن‌ها را قبول داشتند.

۳) کنترل بوروکراتیک: در بوروکراسی، کنترل در ساختار سازمانی تعبیه می‌شد، ساختاری که بر قانون و مقررات استوار بود و جنبه غیرشخصی داشت و تبعیت از آن‌ها الزامی بود (زاهدی، ۱۳۸۰، ۶۴).
۴) کنترل انفورماتیک: در اینفوکراسی، کنترل از طریق نرم‌افزارهای رایانه‌ای انجام می‌شود. مجموعه دانش‌ها و آگاهی‌های تخصصی بسیار رشد کرده است و اینفوکراسی می‌تواند هر نوع اطلاعی را از طریق شبکه‌های الکترونیکی به دست آورد، از سیستم‌های خبره استفاده کند و به کلیه دانش‌های تخصصی و حرفه‌ای مجهز شود. هم‌اکنون ما در حال گذار به یک جامعه اطلاعاتی هستیم، ‌جامعه‌ای که بر سیستم‌های اطلاعاتی مبتنی است. در چنین جامعه‌ای، کنترل نه‌تنها کم نشده، بلکه افزایش‌یافته و در همه‌جا به چشم می‌خورد. تفاوت اساسی در این است که کنترل از طریق استفاده از فن‌آوری اطلاعات اعمال می‌شود.
به‌این‌ترتیب، کنترل همچنان به‌عنوان یکی از وظایف مهم مدیریتی صورت می‌گیرد؛ اما مکانیسم آن تغییر کرده است. کنترل از طریق فن‌آوری اطلاعات روزبه‌روز وسعت بیشتری می‌یابد. در بعد سازمانی، این کنترل صرفاً با ایجاد یکی دو واحد در چارت سازمانی صورت نمی‌پذیرد، بلکه در کلیه ابعاد و جنبه‌های کار و سازمان ازجمله سیاست‌ها، فعالیت‌ها و فرایندهای کار، اثر می‌گذارد و منجر به ایجاد تغییراتی در آن‌ها می‌شود. این تغییرات تا سطوح عملیاتی نیز گسترش می‌یابد و بر هر آنچه در سازمان است تأثیر می‌گذارد. در بعد اجتماعی، با روند رو به رشد فن‌آوری اطلاعات، توان نظارتی حکومت‌ها افزایش می‌یابد و این توان نه‌تنها شهروندان، بلکه سایر فعالان و بازیگران جامعه (مانند سازمان‌های خصوصی و غیردولتی) را نیز پوشش می‌دهد. درواقع می‌توان گفت که تفکیک قدرت‌های حکومتی یعنی قوای اجرایی، مقننه و قضایی که تضمینی برای آزادی‌های فردی و مانعی برای قدرتمند شدن بیش‌ازحد دولت بوده است، با ورود و معرفی فن‌آوری اطلاعات به عرصه زندگی و کار انسان، در حال افزایش است. فن‌آوری اطلاعات سبب یکپارچگی بیشتر دستگاه‌های حکومتی شده و تفکیک قوا را حداقل به‌طور بالقوه به مبارزه می‌طلبد و در این فرایند، چارچوب‌های مشخص فعالیت‌ها و وظایف دولتی و خصوصی به‌تدریج جای خود را به همکاری و ائتلاف بین این دو زمینه می‌دهد و ایجاد هماهنگی از طریق اینفوکراسی جایگزین هماهنگی‌های معمول از طریق بوروکراسی می‌شود (همان منبع، ۲۷۱).
استفاده گسترده از فن‌آوری اطلاعات، این امکان را برای سازمان‌ها فراهم می‌آورد که هر فعالیتی، چگونگی انجام آن،‌ و زمانی را که برای آن اختصاص می‌یابد، کنترل کنند. کلیه فعالیت‌ها تحت نظارت قرار می‌گیرند و اطلاعات مربوط به آن‌ها در پایگاه‌های اطلاعاتی وسیع ذخیره می‌شوند. به کمک فن‌آوری اطلاعات، سازمان می‌تواند تجارب خود را بر مبنای زمان وقوع آن‌ها در پایگاه‌های اطلاعاتی مستند سازد و فعالیت‌های خود را محک بزند و به‌محض این‌که انحرافی از محک‌ها و معیارهای معین رخ داد، اقدام لازم را برای رفع انحراف انجام دهد (همان منبع، ۶۵-۶۴).
۲-۱-۱۱٫ اشکال استفاده از فن‌آوری اطلاعات و ارتباطات در یک سازمان
معمولاً، در سازمان‌ها، فن‌آوری اطلاعات و ارتباطات سه مقوله، سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت، اتوماسیون اداری و شبکه‌های ارتباطی را شامل می‌شود، شکل (۵-۲).
ولی با توجه به اطلاعات اولیه به‌دست‌آمده محقق، از قلمرو مکانی تحقیق ( مؤسسه فرهنگی قدس ) و استفاده گسترده این مؤسسه از اتوماسیون اداری و شبکه‌های ارتباطی در این تحقیق منظور از فن‌آوری اطلاعات و ارتباطات دو مقوله ذکرشده است که ذیلاً به آن‌ها پرداخته می‌شود.
شکل (۵-۲): اشکال مختلف فن‌آوری اطلاعات و ارتباطات در یک سازمان
۲-۱-۱۲٫ اتوماسیون اداری^[۳۶]۱
بسیاری عقیده دارند که سیستم و چهارچوبی به نام اتوماسیون اداری وجود ندارد، بلکه ترکیبی از وسایل و تجهیزات گوناگون برای تسهیل در امور مرتبط با فعالیت‌های اداری را اتوماسیون اداری می‌نامند؛ اما در دهه ۱۹۶۰ که جنبه‌های بیشتری از کاربردها و فعالیت‌های اداری و بازرگانی گسترش پیدا کرد، وجود یک سیستم یکپارچه اداری مناسب که حجم عظیم اطلاعات، مکاتبات، مراسلات را در برگیرد به‌وضوح احساس شد که با نام‌های مختلفی همچون سیستم‌های اداری، سیستم‌های اطلاعات اداری، سیستم‌های کاربر نهایی و سیستم‌های محاسباتی کاربر نهایی نامیده شده است. عمومی‌ترین و بالاترین درجه از اتوماسیون سیستم‌های اداری اتوماسیون اداری نامیده می‌شود. سیستم‌های فوق تعریف مشخصی ندارند بلکه منحصر به تعیین دیدگاه‌های کاربرمی باشد و این بدین معنا است که سیستم‌های اتوماسیون اداری دارای تعاریف متعددی می‌باشد که ذیلاً به برخی از تعاریف اشاره می‌گردد:
“اتوماسیون اداری، مشتمل بر تمام سیستم‌های الکترونیکی رسمی و غیررسمی بوده که به برقراری ارتباط اطلاعاتی بین اشخاص در داخل و خارج مؤسسه و بالعکس مربوط می‌شود. کلمه اصلی که اتوماسیون اداری را از داده‌پردازی، سیستم اطلاعات مدیریت و سیستم پشتیبانی تصمیم متمایز می‌سازد، ارتباطات است. اتوماسیون اداری به‌منظور تسهیل انواع ارتباطات شفاهی و کتبی استفاده می‌شود ” (جمشیدیان، ۱۳۷۸، ۴۷۱).
در تعریف دیگری، “اتوماسیون اداری عبارت است از کاربرد وسایل الکترونیکی در فعالیت‌های دفتری به‌منظور افزایش کارایی، کارایی افزایش شده ناشی از تبادل اطلاعات، در داخل دفتر و بین دفاتر و محیط آن‌ها بوده و درنتیجه با ارائه اطلاعات بهتر برای تصمیم‌گیری می‌تواند به مدیر سود برساند “(بهشتیان،۱۳۷۹، ۲۹۷).
در تعریف بعدی، اتوماسیون اداری شامل ” سیستم‌هایی هستند که مکاتبات اداری را به‌صورت کتبی، شفاهی و یا ویدئویی ایجاد نموده، پس از ذخیره‌سازی، اصلاح و نمایش، آن‌ها را انتقال می‌دهد.” مانند، پست الکترونیک، فاکس، کنفرانس ویدئویی و تابلو اعلانات الکترونیکی ( حسینی، ۱۳۸۴، ۳۹).
۲-۱-۱۳٫ ابزارهای اتوماسیون اداری
از انواع ابزارهای اتوماسیون اداری می‌توان به دستگاه کپی تحت شبکه، فاکس، سیستم‌های تایپ خودکار، پست الکترونیک، پست صوتی، تبادل الکترونیکی داده‌ها و کنفرانس ویدئویی، اشاره نمود که ذیلاً به آن‌ها پرداخته می‌شود.
۱- دستگاه کپی تحت شبکه^[۳۷]۱
از دستگاه کپی برای کپی نمودن اسناد، مدارک و… در رنگ‌ها، کیفیت‌ها و اندازه‌های مختلف استفاده می‌شود؛ اما با بهره گرفتن از دستگاه پیشرفته کپی تحت شبکه، این امکان برای تمامی کاربران مهیا می‌شود تا از محل کار خود و بدون هیچ‌گونه حضور فیزیکی در اتاق کپی، نیازهای خود را برطرف نمایند. این دستگاه‌های پیشرفته همچنین قابلیت‌های دیگری نیز دارند، ازجمله:

• امکان گرفتن پرینت با حفظ کیفیت اصل سند یا نامه در تعداد زیاد و کمترین زمان؛

• انجام عمل اسکن اسناد و مدارک و…، در کمترین زمان و با بیشترین ورودی؛

• ارسال فکس (نمابر).

لازم به ذکر است که این وسیله کمک بسیار زیادی به کاربران سیستم و نهایتاً سازمان، در خصوص افزایش زمان مفید کاری نموده است.
۲- فاکس^[۳۸]۱